Workflow (OJS)

Was sind die Felder, die als erstes ausgefüllt werden müssen, um den Redaktionsworkflow für die Zeitschrift zu konfigurieren?

Erforderliche Berechtigungsstufe: Administrator/in oder Zeitschriftenverwalter/in

Einreichung

Erforderliche Angaben:

• Einreichungen deaktivieren (gilt für die gesamte Zeitschrift; Deaktivierung für einzelne Rubriken finden Sie unter "Zeitschrift > Rubriken")
• Metadaten (konfigurieren, welche Metadaten während der Einreichung erfasst werden, z.B. Stichwörter, Referenzen)
• Bestandteile (im Einreichungsprozess erlaubte Dateitypen anzeigen, hinzufügen und ändern)
• Checkliste (Checkliste für Einreichungen erstellen, ändern)
• Autor/innen-Richtlinien (Hinweise für Autor/innen formulieren wie Standards für Einreichungen)

Begutachtung

Erforderliche Angaben:

• Einrichtung (Festlegung des Begutachtungsmodus wie Double Blind, Open Peer Review, usw.; Zeitpunkt auf Zugriff auf die Beitragsdatei festlegen; Fristen für Annahme und Fertigstellung festlegen, automatische Erinnerung per Mail möglich)
• Richtlinien für Gutachter (Freitextfeld zur Information von Gutachter/innen)
• Begutachtungsformulare (individuelle Formulare hochladen, z.B. Fragenkatalog, Kriterien für Begutachtung etc.)

Bibliothek

An dieser Stelle können individuelle Dokumente hochgeladen werden. Die Texte können optional auf der Website angezeigt werden, z.B. Autor/innen-Richtlinien oder cc-Lizenzbedingungen für einreichende Autor/innen. Kategorien sind:

• Marketing
• Rechte
• Berichte
• Anderes

Emails

Erforderliche Angaben:

• Einrichtung (Angabe einer Signatur für den Email-Versand über OJS) sowie Antwortadresse (Senden nicht zustellbarer Emails an eine Bounce-Adresse > Diese Einstellung muss das hbz übernehmen).
• Email-Vorlagen (E-Mail-Vorlagen vordefinieren und erstellen)

Gibt es normiertes Vokabular?

Nein, es gibt kein Plugin für die automatisierte Vergabe von normiertem Vokabular.

Die Autor/innen können im Einreichungs-Prozess Keywords, Schlagworte und Disziplinen angeben, diese sind aber zur freien Eingabe. Bei der freien Eingabe sind die Autor/innen dazu angehalten, die Metadaten nach Dublin Core zu vergeben, worauf sie sich auf der ersten Seite des Einreichungsprozess‘ verpflichten.

Vgl. Metadaten eingeben > Metadaten des Beitrags > „Diese Spezifikationen basieren auf dem Dublin-Core-Metadaten-Schema, einem internationalen Standard zur Beschreibung von Zeitschrifteninhalten.“

Zusätzliche Hinweise oder Vorgaben zu normiertem Vokabular oder spezifischen Metadaten-Schemata sind bei den Richtlinien für Autor/innen oder alternativ in der Einreichungsbibliothek gut aufgehoben.

Einstellungen > Workflow > Einreichung > Autor/innen-Richtlinien

In der Checkliste (Einreichungs-Anforderungen) beim Einreichungsworkflow muss aktiv angeklickt und bestätigt werden, dass diese Richtlinien befolgt wurden.

Sie hat damit eine Warnfunktion für den/die Autor/in:

„Der Text folgt den stilistischen und bibliografischen Vorgaben in Richtlinien für Autor/innen, die unter "Über uns" zu finden sind.“

Sie können die Checkliste ebenfalls an Ihre Bedürfnisse anpassen und dort den Hinweis auf die Einhaltung ihres normierten Vokabulars verpflichtend machen:

Einstellungen > Workflow > Einreichung > Checkliste > Eintrag hinzufügen

Wo kann man einstellen, welche Dateiformate (Text, Bild, Video ...) eingereicht werden können?

Einstellungen > Workflow> Einreichung > Bestandteile > Zurücksetzen bzw. Hinzufügen

Muss erst ein Mailserver aktiviert werden bevor Emails aus der Testinstanz verschickt werden können?

Es muss kein Mailserver von den Hochschulbibliotheken installiert werden.