Fragen zu Organisation und Ablauf

Open Journal Systems (OJS)

Die Open Source Software OJS (Open Journal System) wird von der PKP Community - dem Public Knowledge Project - bereits seit 20 Jahren entwickelt und dient der Publikation von Open Access Journals. OJS bietet als spezialisiertes Publikationssystem für die Forschung umfassende Features an:

• Einreichungsworkflow
• Peer-Review-Verfahren
• Redaktioneller Workflow
• Verlagsspezifisches Rollenmanagement (z.B. Herausgeber:innen, Editor:innen, Reviewer:innen), inkl. personalisierter Aufgabenverteilung, Email-Notifikationen und Deadlines
• Publikation von Ausgaben oder laufend von Artikeln
• Supplements in allen Dateiformaten
• Benutzer:innen-Verwaltung und Rechtemanagement
• Vergabe von DOI und weiteren Identifiern
• Vergabe von bibliografischen Metadaten
• Funktionen für Vertriebseinstellungen (Rechtemanagement durch Copyright und Lizenzen, Indizierung für Suchmaschinen)
• OAI-PMH-Schnittstelle
• Statistiken der Nutzungsdaten und Export fürs Reporting
• Out-of-box Layouts für Webseite
• Erweiterungsmöglichkeiten durch Plugins

Zentrales Hosting für dezentrale Nutzung

Als Infrastruktur-Provider bietet das hbz technisches Setup, Hosting und Wartung an. Jede Hochschulbibliothek in NRW hat Anspruch auf eine eigene OJS-Instanz. Die Bibliotheken übernehmen die Konfiguration von OJS-Journals und sind für die Betreuung der Forschenden ihrer Organisation verantwortlich.

Wir stellen ausschließlich Multi-Journal-Instanzen bereit, d.h. jede Bibliothek erhält nur eine OJS-Instanz. Die Anzahl der Journals ist nicht begrenzt. Da unser Angebot für eine Vielzahl von Kooperationspartner:innen bestimmt ist und zentral verwaltet wird, beschränken wir den Funktionsumfang. In den OJS-Austauschrunden tauschen wir uns aber gemeinsam mit Ihnen über mögliche Verbesserungen sowie Installation von Plugins aus.

Unsere Leistungen umfassen:

• Setup, Hosting und Wartung von OJS-Instanzen (aktuell 3.3)
• Versions-Upgrades
• Installation und Updates von Plugins
• Technischer Support
• Bereitstellung von Testumgebungen vor Produktivphase
• Domain nach Wunsch (bei Verfügbarkeit)
• Speicherung, Archivierung und Bereithaltung der gelieferten Inhalte in gesicherter Rechenzentrumsumgebung
• Unterstützung in den OJS-Austauschrunden und im Service-Wiki des hbz
• Unterstützung bei Beantragung von (e)ISSN für Journals

Zusätzlich bieten wir die Möglichkeit zur Migration bestehender OJS-Journals. Bei Interesse wenden Sie sich bitte an mailto:openaccess@hbz-nrw.de.

OJS-Plugins

OJS liefert out-of-box folgende Plugins:

• PubMed-XML-Export-Plugin: Beitragsmetadaten im PubMed-XML-Format für die Indexierung in MEDLINE exportieren.
• Crossref-Export/Registrierungs-Plugin: Artikel-Metadaten im Crossref-Format exportieren oder registrieren.
• DataCite-Export/Registrierungs-Plugin: Exportieren oder registrieren Sie Metadaten zu Ausgaben, Artikeln, Fahnen und Zusatzdateien im DataCite-Format.
• Benutzer-XML-Plugin: Benutzer/innen importieren und exportieren
• DOAJ-Export-Plugin: Zeitschrift für DOAJ exportieren.
• Natives XML-Plugin: Artikel und Ausgaben in OJS' nativem XML-Format importieren und exportieren.

Die Pflege und Installation weiterer Plugins erfolgt durch uns. Bisher bieten wir zusätzlich nur ein Schnelleinreichungsplugin (Quick-Submit-Plugin) an. Es erlaubt den Peer-Review-Prozess in OJS zu umgehen. In Planung ist das DNB-Export-Plugin. Es dient der automatischen Eingabe von Pflichtexemplaren bei der DNB.

In den OJS-Austauschrunden verständigen wir uns mit Ihnen gemeinsam über mögliche weitere Plugins.

Diamond Open Access

Wir stellen ausschließlich OJS-Instanzen bereit, die für Diamond OA-Journals bestimmt sind.

Forschende unterstützen

Als Bibliothekar:in sind Sie Ansprechpartner:in für die Forscher:innen Ihrer Organisation und übernehmen Beratung und Konfiguration von OJS-Journals. Ganz wesentlich ist deshalb eine Selbstlernphase, während der Sie sich mit OJS vertraut machen. Um Ihnen diese Möglichkeit zu geben, sehen wir folgende Schritte vor:

1. Einrichtung einer Testinstanz durchs hbz
2. Zeitlich nicht begrenzte Selbstlernphase unter Nutzung Ihrer Testumgebung (vgl. "Setting up a Journal in OJS 3.3 und "Editorial Workflows in OJS 3.3")
3. Gemeinsam mit Forschenden ein Journal in der Testumgebung unter Ihrer Anleitung aufsetzen
4. Umstellen auf Produktivinstanz - das während der Testphase erstellte Journal wird vollständig übernommen.

Weitere Anleitungen, z.B. zur Nutzung einzelner Plugins wie auch zum initialen Setup von Journals, finden Sie im Service-Wiki des hbz oder auf YouTube. Auch PKP verfügt über eine umfassende Dokumentation mit Videoanleitungen. Eine weitere Möglichkeit bietet das Forum von PKP. Hier können Sie Fragen zu spezifischen Problemen stellen. Bei technischen Problemen unterstützen auch wir Sie gerne. Wenden Sie sich hierfür an mailto:openaccess@hbz-nrw.de.

Wir legen außerdem Nahe, dass sich die Herausgeber:innen eines Journals mit OJS vertraut machen. Hierfür bieten sich ebenfalls "Setting up a Journal in OJS 3.3 und "Editorial Workflows in OJS 3.3" von der PKP School an. Auch stellen wir Ihnen eine Handreichung im Service-Wiki für das initiale Setup bereit.

Kooperationsvereinbarung und Kosten

Die Landesinitiative openaccess.nrw ist Teil der Kooperative Digitale Hochschule NRW (dh.nrw). Als solche fördert uns das Ministerium für Kultur und Wissenschaft. Der Förderzeitrum endet zum 31.12.2025. Bis dahin ist unser Service für Hochschulen und angehörige Wissenschaftler:innen des Landes NRW kostenlos. Sollte das Projekt verstetigt werden, sehen wir eine anschließende Kostenbeteiligung unserer Kooperationspartner:innen von jährlich 785€ vor.

Sollten Sie Interesse an einer Kooperation mit dem hbz haben, melden Sie sich gerne unter mailto:openaccess@hbz-nrw.de.

Kontakt

Bei Interesse wenden Sie sich bitte an mailto:openaccess@hbz-nrw.de.