Fragen zu Organisation und Ablauf

Was ist OJS?

Das OJS-Publikationssystem ermöglicht einen browser-basierten, effizienten Workflow, um eine Vielzahl von Zeitschriften aus heterogenen Fachgruppen zu verwalten.

Es wird ein Admin-Account mit weitreichenden Rechten (für Hochschulen) eingerichtet, mit denen u.a. weitere Nutzer:innen-Accounts (wie Redakteur/in, Autor/in, externer Gutachter/in, Leser/in) angelegt werden können. Einstellungen und Organisation des Workflows sind individuell je Zeitschrift einstellbar; es können sowohl blinde wie auch doppelblinde Begutachtungsverfahren durchgeführt werden. Zahlreiche Zusatzfunktionen durch die Implementierung von Plugins sowie Statistiken und Reports sind möglich.

In der Produktionsumgebung werden durch Schnittstellen sowohl die Vergabe dauerhafter Internetadressen als auch der Nachweis in internationalen Datenbanken und Suchmaschinen unterstützt.

Das hbz unterstützt die Bibliotheken bei der Beantragung einer (e)ISSN, die Voraussetzung für den Nachweis in qualitätsgesicherten internationalen Portalen wie dem Directory of Open Access scholary Resources (ROAD) oder dem Directory of Open Access Journals (DOAJ) ist.

Was umfasst der OJS-Service des hbz?

Das hbz übernimmt technisches Setup, Hosting und Wartung Ihrer OJS-Instanz. Wir bieten ausschließlich Multi-Journal-Instanzen an, d.h. pro Bibliothek eine OJS-Instanz. Die Anzahl der Journals pro Instanz ist nicht begrenzt. Da es sich bei unserem OJS-Angebot um einen Service für eine Vielzahl von Kooperationspartner:innen handelt, bieten wir nur eine einfache Version von OJS an. Dies gewährt Laufsicherheit und verringert den Wartungsaufwand.

Unsere Leistungen umfassen:

• Setup, Hosting und Wartung von OJS-Instanzen in der Version 3.3
• Versions-Upgrade (auch von Plugins und Webseiten) sowie ggf. Fehlerbehebungen
• Implementierung von Plugins (begrenzt auf max. 10 und über Projektlaufzeit verteilt)
• Technischer Support
• Zeitlich nicht begrenzte Bereitstellung von Testumgebungen vor Produktivphase
• Upload öffentlicher und nicht-öffentlicher Inhalte
• Domain nach Wunsch (bei Verfügbarkeit)
• Speicherung, Archivierung und Bereithaltung der gelieferten Inhalte in gesicherter Rechenzentrumsumgebung

Zusätzlich bieten wir die Möglichkeit zur Migration bestehender OJS-Journals an. Bei Interesse wenden Sie sich bitte an mailto:openaccess@hbz-nrw.de.

Schritte bis zur produktiven OJS-Instanz

Ziel ist nicht nur eine "fertige" OJS-Instanz - Sie als Bibliothekar:in fungieren als Ansprechpartner:in für die Forscher:innen Ihrer Organisation und übernehmen perspektivisch Beratung und Konfiguration von OJS-Journals. Wesentlich ist deshalb auch eine Selbstlernphase.

1. Kontakt mit und Beratungsgespräch durch hbz
2. Einrichtung einer Testinstanz durch hbz
3. Selbstlernphase unter Nutzung Ihrer Testinstanz (vgl. "Setting up a Journal in OJS 3.3")
4. Gemeinsam mit Forschenden Ihrer Einrichtung ein Journal aufsetzen (unter Ihrer Anleitung)
5. Abschluss der Kooperationsvereinbarung
6. Umstellen auf Produktivinstanz - das während der Testphase erstellte Journal wird vollständig übernommen

Testinstanz & Selbstlernphase

Wo finde ich Informationen zur Selbstlernphase? Welche Unterstützung erhalten die Bibliotheken bei der Einrichtung ihrer Testinstanz?

Bibliothekare (Admins) richten gemeinsam mit den Forschenden (Herausgebern) ihrer Einrichtung die Journals ein. Wir empfehlen deshalb, sich gut in OJS einzuarbeiten. Hierfür bieten die Entwickler der Open Source Softwar eOJS - das Public Knowledge Projekt (PKP) - entsprechende Lernressourcen an.

Daneben lohnt sich ein Blick in die Schritt-für-Schritt-Erklärung aus der technischen Dokumentation: Learning OJS 3.3: A Visual Guide to Open Journal Systems (sfu.ca)

Außerdem empfehlen wir Ihnen, bei Fragen unsere Wiki-Seiten sowie die Anleitungen und FAQ des OJS-de.net-Netzwerks nach Antworten zu durchsuchen.

Wie läuft das Einwerben neuer (Test-)Zeitschriften ab?

Die Bibliothekar/innen machen sich in einer Selbstlernphase mit den administrativen und den editorischen Konfigurationen von OJS in der Testinstanz vertraut. Sie richten im Rahmen des Onboardings eine erste Testzeitschrift ein. Sobald sie sich sattelfest fühlen, suchen sie eine/n Herausgeber/in an ihrer Hochschule, der/die OJS testen möchte. Teilweise wird auch erst auf den Bedarf aus einem Fachbereich hin eine OJS-Instanz am hbz in Anspruch genommen.

Sollte am Anfang die Anfrage vonseiten der Herausgebenden stehen, kann dieser Testfall in OJS direkt durchgespielt werden. Einige Vorlagen unterstützen diesen Prozess (s. Abschnitt "Vorlagenpool" weiter unten).

Wie läuft das Onboarden einer neuen Redaktion statt?

In Ihrer Rolle als Administrator/in können Sie mit den Herausgebenden deren zukünftige Zuständigkeiten als Zeitschriftenverwalter/in besprechen. Dafür gehen Sie die Felder im OJS-Backend durch und zeigen den Herausgebenden die zugehörigen Funktionen.

Der Zeitaufwand für eine solche Schulung beträgt i.d.R. 30 Minuten bis zwei Stunden, je nachdem, ob auch ein kompletter Redaktionsworkflow von der Einreichung bis zur Fahne einmal durchgespielt wird.

Im Hinblick auf den Redaktionsworkflow sollten sich die Redaktionsmitglieder ebenfalls das Video-Tutorial Editorial Workflow in OJS 3 - Module 1 - Course Introduction - YouTube anschauen.

Wie läuft die Umstellung von Test- auf Produktivinstanz an den Hochschulbibliotheken ab?

Nach Abschluss der Kooperationsvereinbarung stimmen Sie mit dem hbz einen Termin für den Umzug der Inhalte Ihrer Testinstanz auf die Produktivinstanz ab.

Der Datendump von der Test- auf die Prod-Instanz nimmt nur wenige Tage in Anspruch. In dieser Zeit sollte nicht mehr auf der Testinstanz gearbeitet werden, da diese Änderungen dann nicht in dem Dump enthalten sind.

Parallel klärt das hbz mit Ihnen bzw. ggf. mit Ihrem HS-Rechenzentrum, unter welcher URL Ihre Instanz erreichbar sein soll.

Eine schematische Darstellung zu dem Ablauf finden Sie auf dieser Seite.

Kooperationsvereinbarung & Produktivinstanz

Wie wird die Kooperationsvereinbarung aussehen, welche Anhänge wird sie haben und ab wann steht sie bereit?

Die Kooperationsvereinbarung zwischen Ihrer Hochschule und dem hbz steht seit Beginn des Sommersemesters 2023 bereit.

Sie umfasst folgende Bestandteile:

• Kooperationsvereinbarung: umfasst Paragrafen zu Pflichten der Kooperationsparteien, Kosten, Laufzeit und Kündigung, Anpassung, Mängelrechte & Haftung, Vertraulichkeit, Pflege und Wartung
• SLA (Service Level Agreement): definiert die technischen Bestandteile des Dienstes
• Einzelauftrag zur Auftragsverarbeitung in OJS als Ergänzung zum Rahmenvertrag mit dem hbz (DSGVO)

Um die Kooperationsvereinbarung zu erhalten, wenden Sie sich bitte an Dr. Renate Voget.

Gibt es Felder, die nach dem Dump von der Test- auf die Prodinstanz erneut bearbeitet werden müssen?

Wenn Sie Webseiten in der Testansicht verlinken, wird die Testdomain übernommen. Das kann unserer Kenntnis nach nicht automatisch in das Live-System integriert werden, sondern diese Links müssen in der Produktivinstanz händisch nachgearbeitet werden. Auch ein relationales Verlinken (ohne Domainangabe) ist nicht möglich.

Wir befassen uns gerade mit dem Thema und suchen nach weiteren Lösungsansätzen.

Kann die Testinstanz weiter verwendet werden, wenn unsere OJS-Instanz in der Produktionsumgebung läuft?

Ob wir allen kooperierenden Hochschulen dauerhaft eine Test- und eine Produktivinstanz anbieten können, ist noch nicht final geklärt, da dies gewisse Aufwände und Kosten mit sich bringt.

Eventuell wird es perspektivisch eine oder mehrere Testinstanzen für alle Hochschulen geben, auf denen Plugins/Funktionen etc. ausprobiert werden können.

An welcher Stelle im (Produktiv-)System wird eine Zeitschrift live geschaltet?

Die Inhalte der Hochschulen werden erst in der Produktivinstanz öffentlich zugänglich sein.

In der Testphase können Sie diesen Fall durchspielen, indem Sie zunächst eine neue Ausgabe anlegen und dieser mindestens einen Artikel zuweisen, mit dem Sie den kompletten Redaktionsworkflow durchlaufen.

Sobald die Ausgabe publiziert werden soll, können Sie auf "veröffentlichen" klicken. Die entsprechende Ausgabe erscheint nun auf der Website Ihrer Testinstanz.

Welche Art von Unterstützung erhalten die Bibliotheken in der Produktionsumgebung?

Das hbz steht den Hochschulbibliotheken weiterhin im Rahmen eines technischen Supports zur Verfügung und beabsichtigt zu diesem Zweck, perspektivisch ein Ticket-System einzurichten. Bis dahin richten Sie Ihre Anfragen bitte an openaccess@hbz-nrw.de.

Vorlagenpool

Im Sinne der Nachnutzbarkeit haben sich verschiedene Hochschulen dankenswerterweise bereit erklärt, Unterlagen, die ihre Best Practices, Workflows und Routinen unterstützen, mit der Community zu teilen. Diese Unterlagen werden als Vorlagen für eigene Dokumente an dieser Stelle in Form eines "Vorlagenpools" zur Verfügung gestellt. Bitte beachten Sie, dass Sie die Dokumente - sofern es sich um vertragliche Muster handelt - unbedingt mit dem Justiziariat Ihrer Hochschule abstimmen sollten.

Gibt es Checklisten, was es bei Gründung und Betrieb einer OA-Zeitschrift zu beachten gibt?

Folgende Checklisten bieten sich an:

• Strauß et al. (2021). Checkliste zur Qualität von Open-Access-Zeitschriften. Zenodo. https://doi.org/10.5281/zenodo.7572603
• lechl, G., Ferus, A., Gorraiz, J., Haas, I., Haslinger, D., Holzner, B., Schiller, R., Schmidt, N., & Stöger, H. (2016). Checkliste für die Herausgabe von Open-Access-Zeitschriften an Forschungseinrichtungen / Checklist for the Publication of Open Access Journals at Research Institutions. Zenodo. https://doi.org/10.5281/zenodo.57054

Gibt es Vorlagen für ein Servicekonzept zwischen Herausgebenden und der Bibliothek, die das Einrichten neuer Zeitschriften in OJS erleichtern?

Einige Hochschulen stellen den Herausgebenden nach einem Erstgespräch eine Checkliste zur Verfügung, anhand derer das Journal initial aufgesetzt wird.

Die UB Bielefeld hat freundlicherweise ihre Checkliste zur Nachnutzung durch andere Hochschulen zur Verfügung gestellt, die Sie hier downloaden und als Vorlage für eine eigene Datei verwenden können.

Gibt es ein Muster für eine vertragliche Kooperationsvereinbarung zwischen Herausgebenden und der Bibliothek?

Es ist sinnvoll, als Bibliothek mit den Herausgebenden eine Kooperationsvereinbarung zu schließen, die die rechtlichen Zuständigkeiten bei dem Betrieb eines Journals auf der zentralen OJS-Instanz der Hochschule klärt.

Die UB Köln hat freundlicherweise ihre Kooperationsvereinbarung zur Nachnutzung durch andere Hochschulen zur Verfügung gestellt, die Sie hier downloaden und als Vorlage für eine eigene Datei verwenden können.

Bedenken Sie, dass Sie Ihre neu erstellte Kooperationsvereinbarung durch das Justiziariat Ihrer Hochschule freigeben lassen müssen, bevor Sie sie mit Ihren Herausgebenden teilen.

Gibt es ein Muster zur Beantragung der (e)ISSN?

Die Beantragung einer ISSN erfolgt per Email an die DNB unter issn@dnb.de. Dabei erhält eine Online-Ausgabe grundsätzlich eine andere ISSN als eine Print-Ausgabe derselben Zeitschrift.

Die UDE hat freundlicherweise ihre Vorlage für eine solche Email zur Verfügung gestellt, mit der Sie die ISSN für ein e-Journal auf Ihrer OJS-Instanz beantragen können. Sie können sie hier downloaden.

Ergänzende Informationen erhalten Sie auf den Seiten der DNB.

Als Antwort auf Ihre Email wird Ihnen die neue ISSN für die von Ihnen gemeldete Zeitschrft von der DNB mitgeteilt.

Hinweis: Es gibt einschlägige Open-Access-Verzeichnisse und -Portale wie das DOAJ, bei denen die Nennung der ISSN auf jeder zugehörigen (Web-)Seite des Journals eine Aufnahmevoraussetzung bildet.

Bitte beachten Sie hierzu unsere inhaltlichen Hinweise wie auch die Anleitung zur technischen Umsetzung.

Gibt es Tools, die das Erstellen, Editieren und Layouten von Texten erleichtern?

Wir möchten Sie auf folgende Tools hinweisen, wenn Sie bzw. Redaktionen auf Ihrer OJS-Instanz Unterstützung bei der Gestaltung von Fahnen (Zielformat: PDF oder html) benötigen:

OS-APS (Ausgangsformat: .doc-Datei)

OS-APS ist ein Tool, das von der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg und der Martin-Luther Universität Halle-Wittenberg in Zusammenarbeit mit der Firma SciFlow entwickelt wurde.

Es ermöglicht den Upload einer Word-Datei, die Ihre Autor/innen, Gutachter/innen oder Lektor/innen (Ausgangsformat .docx) erstellt haben. Sie haben die Möglichkeit, kollaborativ an dem Dokument zu arbeiten und es niederschwellig anhand von Templates zu formatieren. Anschließend können Sie das fertig gelayoutete Dokument zu einer html- und/oder PDF-Datei konvertieren, die als Fahne in dem Arbeitsschritt "Produktion" bei OJS hochgeladen werden kann. Sie können es hier testen und sich weiter informieren.

Die Software und damit die Basis-Templates stehen unter einer MIT License und können unter Nennung der Copyrightinhaber nachgenutzt werden.

ShareLaTeX (Ausgangsformat: .ltx-Datei)

ShareLaTeX ist mit der Firma Overleaf fusioniert und ermöglicht das Erstellen und Editieren eines Manuskripts in der Auszeichnungssprache LaTeX. Es gibt eine Freeversion mit zahlreichen Templates, die meisten davon fallen unter eine cc by-Lizenz und können somit nachgenutzt werden. Ein kollaboratives Bearbeiten der auf ShareLaTeX erstellten Dateien mit einer weiteren Person ist ebenfalls möglich. Abschließend haben Sie die Möglichkeit, die Datei als PDF zu exportieren und in Ihr OJS-System einzubinden. Für genauere Informationen besuchen Sie bitte die zugehörige Seite.