Administration

Management der Website

Der Button Administration links in der Seitenleiste von OJS ist nur für die Rolle Administrator/in sichtbar. Hier erhalten Sie weiterführende Informationen zum Rollen-Rechte-Management.

Unter dem Punkt "Administration" in OJS haben Sie die Möglichkeit, neue Journals einzurichten und spezifische Einstellungen an ihnen vorzunehmen "Zeitschriften auf dieser Website" sowie die allgemeine Erscheinung Ihrer zentralen Hochschulinstanz-Website einzustellen "Einstellungen der Website".

Zeitschriften auf dieser Website

Unter diesem Punkt können Sie

• eine neue Zeitschrift einrichten
• eine vorhandene Zeitschrift konfigurieren

Eine neue Zeitschrift einrichten

Um eine neue Zeitschrift anzulegen, gehen Sie wie folgt vor:

Loggen Sie sich unter der URL und mit den Credentials ein, die Sie vom hbz erhalten haben >

Pfeil rechts neben Ihrem Profilnamen klicken > Administration auswählen  > Zeitschriften auf dieser Website auswählen > Button eine Zeitschrift einrichten anklicken

Sobald Sie Zeitschriften angelegt haben und diese verwalten wollen, können Sie folgenden Weg gehen:

Einloggen > Pfeil neben dem Profilnamen > Dashboard > Oben in der linken Ecke auf das Baum-Diagramm klicken > eine der bereits angelegten Zeitschriften auswählen

Bei der Anlage einer Zeitschrift ist ein Pfad (URL) zu vervollständigen. Wie wird diese URL nach dem Wechsel zur Produktivinstanz aussehen?

Bitte kontaktieren Sie uns und teilen Sie uns die Wunsch-URL mit, unter der Ihre Instanz und - falls abweichend - Ihre Journals erreichbar seien sollen.

Ich habe als Admin keinen Zugriff mehr auf eine Zeitschrift auf meiner Instanz. Woran liegt das und was kann ich tun?

Wenn Sie als Admin keinen Zugriff mehr auf eine Zeitschrift auf Ihrer eigenen Instanz haben, liegt das vermutlich daran, dass Sie Ihre eigenen Zugriffsrechte eingeschränkt haben, indem Sie z.B. die Rolle des Zeitschriftenverwalters für Ihren Adminaccount abgewählt haben. Sie können dies wie folgt wieder rückgängig machen:

1. Loggen Sie sich als Admin bei Ihrer Instanz ein
2. Klicken Sie auf den Button "Administration" in der Seitenleiste
3. Klicken Sie auf den Link "Zeitschriften auf dieser Website"
4. Klicken Sie auf den blauen Pfeil neben dem Namen der Zeitschrift, zu der Sie sich wieder hinzufügen möchten
5. Wählen Sie den Punkt "Benutzer/innen" aus
6. Es öffnet sich ein neues Fenster mit den registrierten Benutzer/innen dieser Zeitschrift. Klicken Sie auf den Pfeil neben dem Namen Ihres Adminaccounts.
7. Klicken Sie auf "Benutzer/in" bearbeiten.                                   
8. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie für den/die Benutzer/in (den Admin) wieder sämtliche Rechte anwählen können.                         
9. Klicken Sie auf speichern.

Sie haben nun wieder vollen Zugriff auf die Zeitschrift.

Ein DOI-Präfix einrichten

Sie können erst doi je Zeitschrift auf Artikelebene vergeben, wenn Sie das zentrale DataCite-Plugin für Ihre Instanz aktiviert haben.

Gehen Sie dafür zunächst auf:

Werkzeuge > Plugin > DataCite-Export/ Registrierungs-Plugin mit Ihren DataCite-Benutzer/innen-Daten befüllen > speichern

In einem zweiten Schritt können Sie ein Präfix einrichten:

Administration >  Zeitschriften auf dieser Website > (blauen Pfeil neben der Zeitschrift anklicken) > Einstellungsassistent > Plugins > DOI (blauen Pfeil neben DOI anklicken) > Einstellungen > Publikationsobjekt zuweisen (Artikel) und Präfix eingeben > speichern

Einstellungen der Website

Das Fenster gliedert sich in drei Reiter: Einrichtung der Aussehen / Einrichtung / Plugins

Reiter "Einrichtung der Website"

Der Reiter unterteilt sich in die 5 Unterpunkte:

Unterpunkt "Einstellungen"

Hier können Sie

• einen Titel der Website eingeben, etwa "Journals an der Hochschule XY"
• die Website zu einer spezifischen Zeitschrift weiterleiten, etwa wenn die Hochschule bislang nur ein Journal betreut
• eine Mindestlänge für die Benutzer/innen-Passwörter festlegen

Unterpunkt "Information"

Hier können Sie

• eine Beschreibung "Über uns" einfügen. Es empfiehlt sich an dieser Stelle auf die Open-Access-Policies Ihrer Hochschule zu verlinken, sowie Kontaktdaten anzugeben
• den Namen des Hauptkontaktes einfügen
• die Emailadresse des Hauptkontaktes an Ihrer Instiution einfügen
• auf den Schutz der personenbezogenen Daten verweisen. Bitte beachten Sie: Wenn Sie OJS über die Landesinitiative nutzen und Ihre Instanz am hbz gehostet wird, müssen Sie auch auf die Datenschutzbestimmungen des hbz verlinken.

Unterpunkt "Sprachen"

Hier können Sie

• die Sprachen für Ihre Website festlegen (Deutsche und Englisch)

Unterpunkt "Navigationsmenü"

Hier können Sie

• das Navigationsmenü im Backend individualisieren

Unterpunkt "Massen-E-Mails"

Hier können Sie

• einstellen, für welche Ihrer Journals Massen-Emails versendet werden. Bitte beachten Sie: Da die über das System versendeten Email keinen "Unsubscribe"-Button haben, sind sie nicht DSGVO-konform.Diese Fuktion ermöglicht es, Rundmails zur Information bestimmter Benutzer/innen-Gruppen zu versenden wie Hinweise auf eine neue Rubrik an Gastredakteur/innen oder Informationen zu flankierenden Veranstaltungen an Leser/innen. Da die "Massen-E-Mails" allerdings keine "Unsubscribe"-Möglichkeit beinhalten, sind sie nicht konform zur DSGVO.

Reiter "Aussehen"

Der Reiter unterteilt sich in zwei Unterpunkte:

Unterpunkt "Grafisches Thema"

Hier können Sie

• ein OJS-Standard-Theme wählen
• eine OJS-Standard-Schriftart festlegen
• eine Farbe eingeben (inkl. Feld für die genaue HEX-Angabe)
• einstellen, ob eine textliche Zusammenfassung unter dem Titel der jeweiligen Zeitschrift auf Ihrer Index-Übersichtsseite angezeigt werden soll
• einstellen, ob das Homepage-Bild auch gleichzeitig als Header-Hintergrund angezeigt werden soll

Unterpunkt "Einrichtung"

Hier können Sie

• ein Logo einfügen, das im Header angezeigt wird
• Eine Fußzeile einfügen, in der Sie auf Impressum, Datenschutz, Barrierefreiheit und sonstige Angaben verlinken können
• Ihre Seitenleiste individualisieren. An dieser Stelle ist der Sprachwechsel-Block als Default eingestellt. Sie können allerdings auch eigene Block (wie etwa Kontakt) anlegen. Gehen Sie dafür auf Plugins > Generische Plugins > Verwaltung benutzerdefinierter Blöcke. Erstellen Sie einen benutzerdefinierten Block und klicken Sie ihn in der Seitenleiste an.
• eine Formatvorlage für Ihre Website in Form einer CSS-Datei hochladen. Diese sollte auf die CI Ihrer Hochschule abgestimmt sein.

Reiter "Plugins"

Hier können Sie

• Plugins zentral für die Website aktivieren und durch einen Klick auf den blauen Pfeil neben dem Pluginnamen einrichten

Text-Editoren auf Ebene des Backends

TinyMCE-Plugin

Durch Aktivierung des "TinyMCE-Plugins" unter Website > Plugins haben Sie die Möglichkeit, den Text in den Textfeldern via Shortcuts zu editieren. Dafür den gewünschten Text markieren, die entsprechende Tastenkombination eingeben und so beispielsweise eine Überschrift definieren. Auf diesen Seiten finden Sie die gängigen Befehle für den TinyMCE.

Inline html

Das Backend von OJS bietet Ihnen an verschiedenen Stellen die Möglichkeit, inline html über einen html-editor einzubinden. Der Editor wird über dem jeweiligen Textfeld durch den Button <> gekennzeichnet. Wenn Sie den Button ganz recht in der Leiste klicken, öffnet sich das neue Fenster "Source Code", in das Sie html eingeben können.

Administrationsaufgaben

Die Punkte "Systeminsformation", "Benutzer/innensitzungen schließen", "Den Datenspeicher leeren", "Den Vorlagenspeicher leeren" und "Logdateien zur Ausführung geplanter Aufgaben löschen" unter der Überschrift "Administrationsaufgaben" betreffen weitestgehend den/die Systemadministrator/in am hbz und sollten nur in Rücksprache verändert/betätigt werden.