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Wie und von wem sind die Repositorien-Verträge – welche inhaltlich erneuert werden - zu übersetzen, um eine rechtliche Gültigkeit zu gewährleisten?

Für eine rechtssichere Gestaltung der Repositorienverträge kann sich die Universität bzw. Hochschule eines Übersetzungsbüros bedienen.
Bei der Wahl des Übersetzungsbüros ist es wichtig, dass das gewählte Übersetzungsbüro in der Lage ist, Beglaubigungen vorzunehmen.
Bei der Beglaubigung handelt es sich um eine von einem/r beeidigten Übersetzer*in ausgestellte Sprachübertragung.
Die Beglaubigung sorgt für die notwendige Rechtssicherheit, indem sie die Richtigkeit und Vollständigkeit der gefertigten Übersetzung bescheinigt (Rechtsgedanke des § 142 Abs. 3 S. 2-4 ZPO).
Mit der Beglaubigung wird somit für den Rechtsverkehr deutlich, dass die Abschrift (übersetzte Fassung) mit dem Original (regelmäßig die deutsche Fassung des Vertrages) übereinstimmt.

Findet das in § 38 Abs. 4 UrhG verankerte Zweitveröffentlichungsrecht auch auf Texte Anwendung, die vor dem Inkrafttreten des Abs. 4 am 01.01.2014 erstveröffentlicht wurden?

Ja. Diese Frage wurde bei Einführung des Zweitveröffentlichungsrechtes (Abs.4) in der Literatur stark diskutiert, da es sich dabei um eine sog. "echte Rückwirkung" handelt, bei der das Gesetz an einen bereits abgeschlossenen Sachverhalt anknüpft. Dies ist aus Vertrauensschutzgesichtspunkten problematisch. Allerdings liegt die Situation hier so, dass es sich um eine begünstigende Regelung handelt, weshalb angenommen wird, dass das Zweitveröffentlichungsrecht auch auf Publikationen Anwendung findet, die vor dem Inkrafttreten (01.01.2014) erstveröffentlicht wurden. Dies gilt jedoch in Anlehnung an § 135a UrhG mit der Maßgabe, dass die zwölfmonatige Wartefrist bei solchen Texten erst ab dem 01.01.2014 zu laufen beginnt und nicht bereits mit der Erstveröffentlichung.

Kann ein Vertrag über die Veröffentlichung wissenschaftlicher Werke auf einem universitären Publikationsserver (Repositorium) rechtssicher durch Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) ausgestaltet werden? Welche Möglichkeiten des Vertragsschlusses bestehen darüber hinaus?

Ja. Grundsätzlich spricht nichts dagegen, den Veröffentlichungsvertrag in Form von AGB auszugestalten, um eine gewisse Praktikabilität zu erreichen. Auch im Rahmen von urheberrechtlichen Verträgen besteht kein Formzwang in dem Sinne, dass ein Vertrag zwingend schriftlich abgeschlossen werden muss. Bei AGB handelt es sich ja in einer gewissen Form auch um vertragliche Instrumente: Darunter sind „alle für eine Vielzahl von Verträgen vorformulierten Vertragsbedingungen zu verstehen, die eine Vertragspartei (Verwender) der anderen Vertragspartei bei Abschluss eines Vertrags stellt.“, vgl. § 305 Abs. 1 S. 1 BGB. Das Verifizieren über die Unikennung, sowie das Setzen eines Häkchens bzw. das Ausfüllen eines Kästchens sorgen sodann für die nötige Rechtssicherheit. Es ist jedoch zu beachten, dass AGB dann nicht mehr vorliegen, sobald Vertragsbedingungen zwischen den Vertragsparteien im Einzelnen ausgehandelt werden, d.h. individuelle Abweichungen vereinbart werden.

Alternativ zu der Ausgestaltung in AGB besteht auch die Möglichkeit, ein schriftliches Vertragsformular z.B. auf der Hochschulwebseite bereitzustellen und einen Vertragsschluss mittels elektronischer Signaturen der Vertragsparteien zu ermöglichen.

Wie lange sollten Autor:innenverträge über die Veröffentlichung von Publikationen auf einem Hochschulrepositorium von der jeweiligen Einrichtung archiviert werden?

Dies ist eine Frage, welche die Verjährung von urheberrechtlichen und vertraglichen Ansprüchen betrifft. Grundsätzlich wäre es selbstverständlich die sicherste Variante, die Dokumente bis zu 70 Jahre nach dem Tod der Urheber:innen aufzubewahren, um jegliches Risiko auszuschließen.

Dies in der Praxis jedoch nicht nötig. Es ist vielmehr so, dass über § 102 UrhG die Verjährungsvorschriften des BGB (§§ 195, 199 BGB) Anwendung finden, wonach Ansprüche im Zusammenhang mit der vertraglich vereinbarten Veröffentlichung in der Regel nach 3 Jahren verjähren. Diese Drei-Jahres-Frist beginnt am Schluss desjenigen Jahres zu laufen, in dem der Anspruch des/der Urheber:in entstanden ist und diese/r von der Urheberrechtsverletzung und der Person des Schädigers Kenntnis erlangt hat oder ohne grobe Fahrlässigkeit Kenntnis hätte erlangen müssen, vgl. § 199 BGB. Ohne solche Kenntnis verjähren die Ansprüche spätestens nach 10 Jahren. Dies bedeutet, dass die Ansprüche zwar nicht nach 3 bzw. 10 Jahren automatisch erlöschen, aber die jeweilige Hochschule als potentielle Anspruchsgegnerin die Leistung berechtigt verweigern darf.

Demnach ist einer Hochschule zu raten, die Autor:innenverträge mindestens 10 Jahre aufzubewahren, um sich vor Ansprüchen im Zusammenhang mit der Veröffentlichung zu schützen.