Fragen zu Organisation und Ablauf

Schritt 1: Kontakt & Beratung

An wen kann ich mich wenden, wenn ich Interesse an dem OJS-Service habe?

Bei Interesse an einer Beratung wenden Sie sich bitte an die fachliche Ansprechpartnerin:

Programmbereich 2 Infrastruktur

Dr. Renate Voget (Hochschulbibliothekszentrum) Tel: +49-221-40075-246 renate.voget@hbz-nrw.de

Was umfasst der OJS-Service?

Eine Übersicht über den technischen Service finden Sie hier.

Zusätzlich umfasst die Servicekonzeption die Koordination von fachlichen Austauschrunden, die Bibliothekarinnen, die OJS an einer NRW-Hochschule betreiben und/oder nutzen, frei stehen. Informationen dazu finden Sie hier.

Ferner stellen wir Informationen zu OJS gesammelt auf den Seiten des Wiki als Single-Point-of-Entry zur Verfügung.

Schritt 2: Testinstanz & Selbstlernphase

Wo finde ich Informationen zur Selbstlernphase? Welche Unterstützung erhalten die Bibliotheken bei der Einrichtung ihrer Testinstanz?

Wir empfehlen Ihnen, sich die anschaulichen Tutorials der OJS-Entwickler-Community pkp anzuschauen.

Das erste Tutorial ist ideal für den administrativen Einstieg in Ihre OJS-Instanz und umfasst die Schritte, die begleitend auf unserer technischen FAQ-Seite erläutert sind, wie Einrichten eines ersten Journals, Konfiguration der Website, Konfiguration des Workflows:

Setting Up a Journal in OJS 3.3: Module 1: Course Introduction - YouTube

Das zweite Tutorial vertieft Ihr Wissen zu den Abläufen des Redaktionsworkflows und eignet sich daher besonders zur Einweisung für Herausgeber/innen:

Editorial Workflow in OJS 3 - Module 1 - Course Introduction - YouTube

Daneben lohnt sich ein Blick in die Schritt-für-Schritt-Erklärung aus der technischen Dokumentation:

Learning OJS 3.3: A Visual Guide to Open Journal Systems (sfu.ca)

Außerdem empfehlen wir Ihnen, bei Fragen unsere Wiki-Seiten sowie die Anleitungen und FAQ des OJS-de.net-Netzwerks nach Antworten zu durchsuchen.

Wie läuft das Einwerben neuer (Test-)Zeitschriften ab?

Die Bibliothekar/innen machen sich in einer Selbstlernphase mit den administrativen und den editorischen Konfigurationen von OJS in der Testinstanz vertraut. Sie richten im Rahmen des Onboardings eine erste Testzeitschrift ein. Sobald sie sich sattelfest fühlen, suchen sie eine/n Herausgeber/in an ihrer Hochschule, der/die OJS testen möchte. Teilweise wird auch erst auf den Bedarf aus einem Fachbereich hin eine OJS-Instanz am hbz in Anspruch genommen. Sollte am Anfang die Anfrage vonseiten der Herausgebenden stehen, kann dieser Testfall in OJS direkt durchgespielt werden.

Gibt es ein Servicekonzept zwischen Herausgebenden, der Bibliothek (und dem hbz)?

Einige Hochschulen stellen den Herausgebenden nach einem Erstgespräch eine Checkliste zur Verfügung, anhand derer das Journal aufgesetzt wird. Die UB Bielefeld hat freundlicherweise ihre Checkliste als Vorlage zur Nachnutzung durch andere Hochschulen zur Verfügung gestellt. Sie wird Ihnen auf Anfrage übermittelt und kann zu Ihren eigenen Zecken angepasst werden.

Im Anschluss können Sie in Ihrer Rolle als Administrator/in mit den Herausgebenden deren zukünftige Rolle als Zeitschriftenverwalter/in besprechen. Dafür gehen Sie die Felder in OJS durch und zeigen ihnen die zugehörigen Funktionen. Der Zeitaufwand für eine solche Schulung beträgt i.d.R. 30 Minuten bis zwei Stunden, je nachdem, ob auch ein kompletter Redaktionsworkflow von der Einreichung bis zur Fahne einmal durchgespielt wird. Im Hinblick auf den Redaktionsworkflow sollten die Herausgeber/innen ebenfalls das Video-Tutorial Editorial Workflow in OJS 3 - Module 1 - Course Introduction - YouTube anschauen.

Eine allgemeine Liste, was es für Forschende bei der Neugründung eines Open-Access-Journals zu beachten gilt, hat das Open Access Network Austria veröffentlicht. Es steht hier zum Download bereit (Englische Fassung).

Wie läuft die Umstellung von Test- auf Produktivinstanz an den Hochschulbibliotheken ab?

Nach Abschluss der Kooperationsvereinbarung stimmen wir einen Termin für den Umzug der Inhalte Ihrer Testinstanz auf die Produktivinstanz ab.

Der Datendump von der Test- auf die Prod-Instanz nimmt nur wenige Tage in Anspruch. In dieser Zeit sollte nicht mehr auf der Testinstanz gearbeitet werden, da diese Änderungen dann nicht in dem Dump enthalten sind.

Parallel klären wir mit Ihnen bzw. ggf. mit Ihrem HS-Rechenzentrum, unter welcher URL Ihre Instanz erreichbar sein soll.

Eine schematische Darstellung zu dem Ablauf finden Sie auf dieser Seite.

Schritt 3: Kooperationsvereinbarung & Produktivinstanz

Wie wird die Kooperationsvereinbarung aussehen, welche Anhänge wird sie haben und ab wann steht sie bereit?

Die Kooperationsvereinbarung zwischen Ihrer Hochschule und dem hbz steht seit Beginn des Sommersemesters 2023 bereit.

Sie umfasst folgende Bestandteile:

• Kooperationsvereinbarung: umfasst Paragrafen zu Pflichten der Kooperationsparteien, Kosten, Laufzeit und Kündigung, Anpassung, Mängelrechte & Haftung, Vertraulichkeit, Pflege und Wartung
• SLA (Service Level Agreement): definiert die technischen Bestandteile des Dienstes
• Einzelauftrag zur Auftragsverarbeitung in OJS als Ergänzung zum Rahmenvertrag mit dem hbz (DSGVO)

Um die Kooperationsvereinbarung zu erhalten, wenden Sie sich bitte an Dr. Renate Voget.

Gibt es Felder, die nach dem Dump von der Test- auf die Prodinstanz erneut bearbeitet werden müssen?

Wenn Sie Webseiten in der Testansicht verlinken, wird die Testdomain übernommen. Das kann unserer Kenntnis nach nicht automatisch in das Live-System integriert werden, sondern diese Links müssen in der Produktivinstanz händisch nachgearbeitet werden. Auch ein relationales Verlinken (ohne Domainangabe) ist nicht möglich.

Wir befassen uns gerade mit dem Thema und suchen nach weiteren Lösungsansätzen.

Kann die Testinstanz weiter verwendet werden, wenn unsere OJS-Instanz in der Produktionsumgebung läuft?

Ob wir allen kooperierenden Hochschulen dauerhaft eine Test- und eine Produktivinstanz anbieten können, ist noch nicht final geklärt, da dies gewisse Aufwände und Kosten mit sich bringt.

Eventuell wird es perspektivisch eine oder mehrere Testinstanzen für alle Hochschulen geben, auf denen Plugins/Funktionen etc. ausprobiert werden können.

An welcher Stelle im (Produktiv-)System wird eine Zeitschrift live geschaltet?

Die Inhalte der Hochschulen werden erst in der Produktivinstanz öffentlich zugänglich sein.

In der Testphase können Sie diesen Fall durchspielen, indem Sie zunächst eine neue Ausgabe anlegen und dieser mindestens einen Artikel zuweisen, mit dem Sie den kompletten Redaktionsworkflow durchlaufen.

Sobald die Ausgabe publiziert werden soll, können Sie auf "veröffentlichen" klicken. Die entsprechende Ausgabe erscheint nun auf der Website Ihrer Testinstanz.

Welche Art von Unterstützung erhalten die Bibliotheken in der Produktionsumgebung?

Das hbz steht den Hochschulbibliotheken weiterhin im Rahmen eines technischen Supports zur Verfügung und beabsichtigt zu diesem Zweck, perspektivisch ein Ticket-System einzurichten. Bis dahin richten Sie Ihre Anfragen bitte an openaccess@hbz-nrw.de.